展覽主辦方為什麼需要直播採購指南？
展覽主辦方採購直播服務時，最常遇到的問題是：不知道怎麼寫規格需求、不知道怎麼比價、不知道怎麼驗收。結果要嘛選到最便宜但品質差的廠商，要嘛花了大錢但沒得到應有的服務。本文從主辦方的角度出發，教你如何系統化地採購展覽直播服務。
步驟一：釐清直播需求規格
在找廠商報價之前，先回答這些問題：
基本規格
- 場次數量：展期幾天？每天幾場需要直播？
- 每場時長：每場論壇/發表會多長？含 QA 環節嗎？
- 機位需求：單機（固定全景）還是多機（導播切換）？
- 收音需求：每場最多幾位講者同時說話？
平台與輸出
- 直播平台：推到 YouTube/Facebook？還是展覽官網自建平台？
- 多語需求：需要 AI 即時字幕或同步口譯嗎？
- 回放需求：直播結束後是否需要影片存檔？多久交付？
場地條件
- 網路：場館是否提供專線？還是需要廠商自備 4G？
- 電力：直播區有幾個獨立電源迴路？
- 空間：導播台可以設在哪裡？離舞台多遠？
步驟二：撰寫直播規格需求書（RFP）
一份好的 RFP 應該包含：
- 活動概述：展覽名稱、日期、場地、主辦單位
- 直播範圍：哪些場次需要直播、每場的詳細時程
- 技術規格：畫質要求、機位數量、收音規格、網路方案
- 交付物：直播推流、錄影檔案、精華剪輯、觀看數據報告
- 預算範圍：可以給一個區間，讓廠商在範圍內提方案
- 評選標準：價格佔多少比重？經驗佔多少？設備等級佔多少？
步驟三：評估廠商
必問的 5 個問題
- 展場直播經驗：做過幾場展覽直播？在南港/世貿的經驗有多少？
- 設備清單：攝影機型號、導播機型號、推流設備型號——具體到型號，不要只寫「專業設備」
- 網路方案：用場館專線還是 4G？有沒有備援？備援是標配還是額外付費？
- 團隊編制：每場配幾個人？導播、攝影、音控是否各有專人？
- 應急方案：設備故障怎麼處理？網路斷線怎麼處理？有備用機嗎？
注意紅旗
- 報價明顯低於市場行情（可能用消費級設備或外包臨時工）
- 無法提供設備清單（可能租借不固定的設備）
- 沒有展場直播經驗（展場環境跟飯店完全不同）
- 備援方案含糊不清
步驟四：驗收標準
直播服務不像買產品可以退貨，活動當天就是唯一的驗收時間。建議在合約中明確約定：
- 直播穩定度：全程無中斷（或中斷不超過 X 秒）
- 畫質要求：至少 1080p/30fps
- 收音品質：所有講者聲音清晰，無明顯雜音
- 交付時間：錄影檔案在活動結束後 X 個工作天內交付
- 觀看數據：提供每場的即時觀看人數、總觀看次數
展覽直播的費用結構
展覽直播的報價通常包含：
- 設備費：攝影機、導播機、收音、推流設備
- 人力費：攝影師、導播、音控、技術支援
- 網路費：4G SIM 卡或場館專線費用
- 交通住宿：多天展期的團隊食宿
- 備援費（額外）：備用設備、備援網路為額外付費項目
以雙機直播為例，單場費用約在六到十萬元區間；多天多場通常有整體方案優惠。
常見問題 FAQ
Q：展覽直播該提前多久開始找廠商？
建議至少展前 1 個月。大型展覽（COMPUTEX、Touch Taiwan）建議 2 個月以上，因為好的直播團隊檔期會很早被預訂。
Q：可以讓攤位廠商各自找自己的直播團隊嗎？
可以，但會造成網路資源競爭和場地協調問題。建議由主辦方統一採購，既能壓低成本，也能確保品質一致。
Q：直播費用通常佔展覽總預算的多少？
依展覽規模不同，直播費用通常佔總預算的幾個百分點。但考慮到直播能將觸及率擴大數十倍，投資報酬率非常高。
Q：需要為每個攤位都做直播嗎？
不需要。通常只為主舞台論壇和重點攤位活動做直播即可。其他攤位可以用簡單的手機直播或不直播。
延伸閱讀
需要展覽直播採購協助？立即聯繫風紅影像，我們可以協助您撰寫規格需求和評估方案。
風紅影像是台灣領先的專業直播公司，累積超過 2,800 場活動經驗，服務過多場大型展覽直播。
