活動PM必看：直播團隊進場到撤場的協作時間軸與對接清單

為什麼活動PM需要一份直播協作時間軸？

企業活動執行日，PM 要同時盯著場地佈置、來賓動線、主持人走位與多組廠商的進度。如果直播技術團隊的任何環節沒有被妥善串接，後果往往不只是畫面品質下降——而是主管開場五分鐘後才發現線上觀眾一片黑屏。

技術與流程之間存在大量灰色地帶：誰負責確認簡報輸出訊號？活動延遲十分鐘，直播控台要不要先開始推流？這些問題如果沒有提前說清楚，就會在最忙的時刻變成遺漏。以下整理完整協作時間軸，每個節點列出 PM 應做的對接動作與確認清單。

活動前：進場前的必要資訊交接

活動前 7 天：主動給直播團隊的資訊包

• 場地平面圖：舞台位置、觀眾席範圍、控台預計擺放區域、電源箱位置
• 電力資訊：場地可提供的電源迴路數量、電源箱距控台距離
• 網路環境：場地是否有有線網路、頻寬速率、是否允許直播團隊自帶 4G 備援
• 直播平台與帳號：YouTube、Facebook 或企業內部平台的帳號存取權限規劃
• 字卡與圖卡素材：主視覺、講者姓名職稱、活動主題字卡，最晚活動前 3 天交付
• 影片播放清單：哪個流程節點播放哪支影片，提前確認可接受的影片格式
• 簡報輸出方式：講者用自己的電腦還是主辦方電腦播放？是否需要 HDMI 轉接？

活動前 3 天：凍結流程表版本

流程表是控台設定的依據。每個場次轉換（頒獎→影片播放→致詞）都對應畫面切換、麥克風切換、字卡上架時間點。建議在活動前 3 天凍結流程版本，並以此版本召開一次線上對接會議（30 分鐘即可），讓導播確認每個節點的技術對應方式。

活動前 1-2 天：前日彩排的時間規劃

直播控台的架設與測試至少需要 1.5 至 2 小時。PM 規劃進場時間時，要協調讓直播團隊優先完成佈線，避免後續被佈景或桌椅移動覆蓋線材。直播帳號的串流金鑰也應在前日提供，讓工程師有充分時間測試推流穩定性。

活動執行日：時間軸與各階段任務分工

T-3 小時：直播團隊進場

• 確認停車與卸貨動線：器材車停放位置、推車能否進電梯或需走貨梯
• 確認電源給電：帶直播團隊到電源箱位置，確認迴路分配方式
• 確認控台擺放位置已淨空：控台需要一張長桌、足夠走線空間，且不能被後來架設的佈景遮擋
• 提供場地聯絡窗口：讓直播團隊知道今天場地技術負責人是誰

T-2 小時：架設與訊號測試

這段時間是直播團隊的核心工作時間，PM 應盡量不要頻繁打斷。但以下項目需要 PM 主動配合：

• 簡報電腦訊號測試：如果講者使用自己的筆電，需在這段時間插上控台確認訊號可正常擷取
• 直播帳號登入確認：確認直播平台帳號已授權，測試推流是否正常。需要導播切換器整合多路訊號的場次，應在此確認訊號路由是否正確
• 字卡確認：如有最後一刻的字卡修改，在這個時間點告知還來得及調整
• 無線麥克風分配：確認哪支麥克風分配給哪位講者或主持人

T-1 小時：彩排走場

• 確保所有講者在彩排時間到場，不要讓導播空跑彩排
• 帶講者到台上確認無線麥克風佩戴位置，確認音量是否正常
• 走一遍流程轉換節點，例如：「下一段是影片播放，確認結束後主持人上台」
• 確認網路推流穩定，詢問直播工程師目前推流速率是否正常。場地網路條件不確定的場次，建議提前準備4G 備援分享器
• 如有視訊連線（如遠端講者），彩排時一定要完整測試一次

T-30 分鐘：最終確認與準備開場

• 告知直播導播「幾分幾秒開始推流 / 開始正式直播」，雙方對好時間點
• 確認活動入場音樂或背景影片已在控台上架備用
• 確認線上觀看連結是否已發送給相關人員
• 確認緊急溝通方式：活動進行中如果有突發狀況，PM 和導播之間建議使用通話對講系統，而不是手機

活動進行中：PM 的角色與邊界

活動正式開始後，最重要的原則是：技術決策交給導播，流程決策由 PM 掌控。

PM 可以做的協作動作：

• 透過對講機告知導播即將到來的流程轉換（例如：「下個節目是頒獎，大概 3 分鐘後開始」）
• 如果流程有臨時調整，提前至少 5 分鐘告知導播
• 指定一位同事全程監看直播畫面，如發現畫面延遲異常或推流中斷，第一時間通報工程師

PM 不應該做的事：

• 直接走到控台旁邊要求改畫面——應透過對講機溝通
• 臨時增加從未測試過的訊號來源（例如突然要接某位貴賓的筆電做簡報）
• 在沒有確認推流已停止的情況下進行場地廣播或發出刺耳噪音

活動結束後：撤場階段的協作清單

• 確認直播推流已正式停止：由導播確認推流已斷開，避免後台對話或撤場噪音被線上觀眾聽到
• 確認錄製檔案已完整儲存：PGM 檔案（全程導播輸出錄影）需確認完整，這是最重要的原始素材
• 線上回播設定：確認活動結束後回播是否正常，或是否需要設定延遲公開
• 確認線材收線路線，特別是跨越走道的 SDI 長線，需在人員散場後才能安全收線
• 協調貨梯使用時間，避免與其他廠商的大型佈景撤場衝突

活動後 1-2 天：影片檔案交付

• PGM 原始錄影：活動當天可交付
• 花絮精華剪輯：約 1 至 2 個工作天
• 多機位原始素材與字幕版本：依合約約定

常見協作地雷速查

• 進場時間給得太晚：完整架設與測試至少需要 2 小時。有彩排需求時，進場應至少在彩排前 2 小時；沒有彩排時，應在開場前 2.5 至 3 小時。
• 流程表持續更新到活動當天早上：任何更動都意味著控台設定需要調整。建議最晚在活動前一天下午凍結版本，小幅調整用對講機口頭確認。
• 直播帳號在開場前才交給廠商：部分平台需提前建立直播頻道。帳號應在活動前一天提供。
• 活動進行中直接走進控台區：控台是導播的工作核心，任何未預期干擾都可能導致操作失誤。緊急溝通一律透過對講機。
• 沒有人監看線上收看體驗：建議 PM 指定一位同事全程監看直播畫面，發現異常立即通報。

完整對接清單：依時間軸整理

建立 PM 與導播之間的共同語言

• 用分鐘計時而非模糊描述：「大約在第三個獎項頒完後」不如「預計 14:35 切換到影片播放」
• 指定一位現場溝通窗口：不要讓多位同仁輪流跑去跟導播說話，指定一人透過對講系統溝通
• 提前討論緊急應變機制：主持人臨時延長、講者沒有準時上台，這些情境最好在彩排前就口頭對過一遍
• 活動後進行簡短 debrief：留 15 分鐘讓 PM 和導播對一次哪個環節最順暢、下次可以改善哪裡

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