活動籌備清單：12週、6週、1週倒數任務 2026

活動籌備不只是排程問題，更是風險控管

最常見的現場事故幾乎都能在籌備階段找到根源——不是訊號規格沒事先確認，就是彩排時間不夠，或是直播平台帳號授權忘了申請。這篇文章提供一份三段式籌備清單，以「12 週前」「6 週前」「1 週前」為節點，分別標示各階段應完成的任務。

第一階段：12 週前——方向確認期

這個階段若出錯，後續每一個環節都會被拖著走。核心目標是確認所有不可逆的決策。

場地與日期

• 確認活動日期並鎖定場地合約。日期一旦確認，才能開始對接所有外部廠商的時間表。
• 場地基本條件評估：容納人數、電力供應（20A 以上獨立迴路是否充足）、網路條件（有線頻寬是否支援直播推流）、裝卸貨動線。
• 確認場地技術限制：部分場地對設備搬入時間、打孔或懸掛有限制，會影響布線和投影設備安裝。

活動規模與技術需求初步定義

• 預計到場人數與線上觀眾數量。這兩個數字決定音控需求規模、攝影機台數、直播推流品質設定。
• 是否需要直播？確認直播平台（YouTube、Facebook、Zoom、Teams 或私有平台），以及是否需要同步多平台推流。
• 是否需要後製影片？精華剪輯、字幕版本等需求必須提早規劃，因為會影響錄製規格。
• 語言需求：是否需要同步口譯、AI 即時字幕或多語言字幕？

預算框架確認

• 確認活動總預算框架及各分項比例（場地、餐飲、技術、行銷、講師費等）。
• 預備金建議留 10–15%，活動越接近，追加需求幾乎是必然。

團隊分工與聯絡窗口

• 確認活動內部負責人並建立聯絡群組，各外部廠商窗口對齊，確立溝通格式。
• 若有直播服務廠商，12 週前即可初步接觸詢價，確認檔期。
• 若場地或活動有直播、多機錄影需求且無自有器材，這階段就可以評估直播器材租借方案並鎖定檔期，旺季器材檔期常會提前 2–3 個月被排走。

這個階段最容易被忽略的是「技術規格」的提早確認。技術需求的初步評估應該和場地確認同步進行，而非等到 6 週前才開始，否則發現場地網路頻寬不足時，臨時申裝專線的時間根本來不及。

第二階段：6 週前——細節確認期

距離活動 6 週，所有方向應該已確定，這個階段的任務是把每一個環節的細節落地。

議程與內容確認

• 完整議程（Rundown）草稿確認：每個節目段的時間、主講人、形式都應列清楚。
• 講師簡報格式統一：確認是 16:9 或其他比例，字型限制，是否有動畫效果。建議此時就發「簡報規格指引」給所有講師，並要求在彩排前一週繳交定稿。
• 影片播放需求：確認播放格式（MP4、MOV）、解析度、是否需要現場混音到場地喇叭系統。

技術規格對接

• 與直播技術廠商確認設備清單與人力配置：機位數量、導播切換台型號、混音機規格、直播編碼器。若使用 LiveU Solo Pro 等 4G 聚合設備，提前確認場地 4G 涵蓋狀況。
• 場地技術規格對接：場地端的訊號輸出格式（HDMI 或 SDI）、喇叭系統如何接入外部混音機、投影機解析度。
• 直播帳號與推流設定確認：確認直播平台帳號是否已開啟直播功能，並備妥推流金鑰（Stream Key）。YouTube 電腦版直播需通過審核，最長等待 24 小時；Facebook 活動直播也有審核機制，請勿等到前一天才處理。
• 網路申裝確認：若場地網路不足，確認是否需要申裝臨時網路專線，並啟動申辦流程（部分電信業者需 3–4 週前申請）。

廠商與人力確認

• 所有外部廠商合約簽訂、訂金支付。
• 主持人、講師出席確認，備妥聯絡方式與活動前說明文件。
• 工作人員名單確認，分配現場任務（報到組、引導組、後勤組）。

報名與傳播

• 活動報名頁面上線，確認報名資料收集欄位。
• 宣傳素材製作完成：主視覺、社群貼文、email 邀請。
• 確認名牌、手冊、贈品等實體物料，並確認印刷前置時間（一般需 1–3 週）。

第三階段：1 週前——執行確認期

活動前最後一週，任務是「確認」而非「決策」——把所有細節收攏，確保沒有任何東西被遺漏。

完整 Rundown 最終版確認

• 每個節目段的開始結束時間、負責人、器材需求全部對齊。
• 所有講師、主持人收到最終版 Rundown 確認無誤。
• 工作人員版 Rundown（含集合時間、待命位置、緊急聯絡方式）發送完畢。
• 確認彩排時間與流程：哪幾個段落需要完整彩排、哪些走位即可。

技術最終確認清單

• 所有簡報、影片素材收齊：統一格式，在彩排前置入直播主機或播放電腦測試播放，確認聲音、畫面、字幕都正常。
• 字卡（Lower Third）製作完成：所有出席講師、主持人、來賓的姓名字卡逐一校對（中英文、職稱確認），匯入導播切換台備用。字卡在彩排時必須逐一播出確認，不能只靠 Excel 核對。
• 直播訊號完整測試：在彩排時做一次完整的直播系統訊號測試，建議使用「私人／僅限受邀者」模式，避免公開播出。
• 備援方案確認：若主網路異常，備援如何切換？若主攝影機訊號中斷，切換流程是否所有人都清楚？
• 錄製媒介確認：SD 卡或 SSD 格式化、容量確認，Blackmagic Video Assist 錄製螢幕設定完成。
• 音控設定測試：所有無線麥克風頻道對頻完成，混音機各路增益、EQ 基本設定完成，場地喇叭系統整合測試。
• 通話對講確認：Intercom 對講系統各工作站（導播、音控、攝影、後台領位）都能正常通話，電池電量充足並備有備用電池。

現場動線與行政

• 報到區動線、貴賓接待流程確認，確保不影響直播的收音區域。
• 實體名牌、手冊、簽到表到位並分類整理。
• 確認花絮攝影人員與授權範圍（是否可放社群）。

彩排

• 技術彩排：直播系統全跑一遍，包含開場影片、簡報切換、主持人字卡、各攝影機角度、收音測試、直播畫面確認。
• 走位彩排：主持人上下台動線、講師上下台位置、頒獎（若有）走位。

這個階段最常被跳過的是「備援方案的口頭確認」。技術上雖然有備援設備，但若導播、音控、技術人員彼此沒有對齊「萬一 A 設備掛了，誰喊、誰切、誰通知主持人撐場」，現場出事時就會慌成一團。備援方案不只是準備備援器材，更重要的是所有人都清楚自己在緊急狀況下的角色。

前 48 小時

• 再次確認所有人員集合時間與地點，發送最終通知。
• 對講機、無線麥克風、攝影機電池全數充電並確認電量。
• 緊急聯絡清單（廠商、技術人員、場地窗口）列印備份，不要只存在手機。

一張表看完四個節點

結語

活動籌備清單最大的作用，不是讓你記住所有事，而是讓你在每個時間節點都能確認「這件事已完成」。如果你正在籌備需要直播或多機錄影的活動，歡迎提早聯繫我們進行需求評估，我們會協助確認訊號規格、網路需求、素材格式等技術細節，避免到彩排前一天才發現問題。若尚未確定活動直播服務規模，也可先瀏覽我們的完整服務內容再決定下一步。