為什麼客戶端準備決定活動拍攝品質？
企業活動拍攝的成敗，往往不是在活動當天決定的，而是在活動前兩週、前三天，甚至前一個小時。技術團隊到場後能發揮的水準，有很大一部分取決於客戶端事前提供的資訊品質。本文整理三大面向的準備清單——場地資訊、素材提供、溝通確認——協助行銷主管、活動公關在對接直播與攝影團隊前，系統性整備所有必要資料。
第一大面向：場地資訊
1. 場地平面圖與座位配置
最理想的格式是有比例尺的 PDF 或 CAD 平面圖，需標示：主舞台位置與尺寸、觀眾席排列方式、預計攝影機架設位置、貴賓席位置，以及工作人員動線與技術工作區域。技術團隊拿到平面圖後，可預先規劃訊號線走向，確認是否需要長距離 SDI 或 HDMI 線材，以及是否需要安排前日場勘。
2. 電力配置資訊
需確認：現場可用的電源插座數量與位置、每條迴路的安培數（至少需知道 15A 或 20A）、技術工作區域是否有獨立迴路、場地是否允許拉動力延長線。戶外場地另需確認臨時供電或發電機配置。
3. 網路環境
若活動包含直播，網路資訊是最關鍵的場地資料。需確認：場地是否提供有線網路（LAN）及接入點位置、是否需要申請臨時網路（需提前 2 週以上確認）、場地是否有訊號限制（地下室、隔音室等）。
活動現場 WiFi 因大量裝置連線通常不穩，不建議作為直播主要網路。若場地頻寬不足，技術團隊需預先安排備援方案，例如使用 LiveU Solo Pro 聚合 4G 編碼器，此類器材調度需提前排入準備流程。
4. 燈光環境與進場時間
燈光面需確認：場地現有燈光是否可調光、窗戶位置與方向（逆光問題往往現場才發現）、戶外場地的活動時段日照方位。
進場時間面需確認：技術人員可進場架設的最早時間、器材搬運限制（電梯尺寸、停車位置）、是否需要工作人員識別證、撤場時間限制。進場時間直接影響人力調度，若壓縮進場時間卻未提前告知，可能需要臨時增加人手。
第二大面向：素材提供
1. 主視覺與 CI 設計規範
需提供：活動主視覺圖檔（AI、EPS 或高解析度 PNG）、品牌標準色色碼（RGB 或 HEX）、Logo 主檔（向量格式含透明背景版本），以及指定字型（若有授權請一併提供字型檔）。若有既有的字卡版型或簡報模板，請一併附上。這些素材讓設計人員製作符合品牌調性的直播覆蓋層，包括姓名條、下三分之一字幕等。
2. 講者資訊與姓名字幕
姓名字幕的錯字是直播現場最尷尬的失誤之一。需提供：所有上台講者的完整姓名（含正確繁體中文寫法，避免同音字錯誤）、每位講者的職稱中文全稱與公司正式全名、是否有外籍講者需要英文字幕，以及字幕出現時機說明。建議明確指定每個字的正確寫法，不要只提供拼音或手寫稿。
3. 簡報檔案與影片素材
需提供：所有講者的簡報檔案（PowerPoint 或 Keynote，建議活動前三天完成收集）、開場影片與 VCR 影片（建議 MP4、H.264、1080p 以上格式），以及影片播放順序與觸發時機。若簡報中有嵌入影片，務必確認影片可正常播放，避免連結失效或格式不相容。最終版簡報請在活動開始前至少一小時送達技術人員，並完成一次完整的投影測試。
4. 活動流程腳本（Rundown）
Rundown 是技術團隊在現場執行的核心依據文件。一份好的 Rundown 應包含：每個議程項目的預計時間（開始時間與時長）、每個環節的技術需求（需切換哪個訊號、哪個麥克風要開）、影片或簡報的播放節點，以及人員走位說明與現場緊急聯絡人。
Rundown 的理想提交時間是活動前一週。若前一天才定案，技術人員架設時必須同時消化流程，容錯空間大幅壓縮。
5. 贊助商素材
若活動直播有插播廣告或贊助商 LOGO 展示，需提供：所有贊助商 LOGO（含透明背景版本）、廣告影片播放時機與時長，以及贊助商 LOGO 排列順序（通常依贊助層級）。
第三大面向：溝通確認
1. 技術需求確認會議
建議在活動前一至兩週安排一次視訊或實體的技術確認會議，邀請主辦單位活動負責人、場地技術人員（若有）與拍攝直播團隊三方共同出席。需確認：活動最重要的產出是什麼（完整錄影、線上直播或花絮素材）、影像風格期待、是否有特定人物或場景不能拍攝。
2. 直播平台與串流設定確認
若活動包含線上直播，需在活動前確認：直播平台（YouTube、Facebook 或自建串流平台）、串流金鑰的提供方式與時間（串流金鑰當天才提供即無法預先測試）、是否需要同步推送多個平台，以及是否需要 AI 即時字幕服務（需提前確認語言與術語詞庫）。
3. 現場協調窗口與臨時變動機制
活動當天技術團隊需要一個可以即時溝通的現場窗口。建議明確指定一位專責的技術協調窗口，活動進行時手機保持暢通。
流程變動處理原則：活動前 72 小時內的變動，應以即時通訊通知技術窗口；活動前 24 小時內的變動，應以電話確認，不能只發訊息；活動當天的臨時變動，由現場窗口口頭確認並立即告知導播。
4. 後製交付規格確認
需在活動前確認：錄影檔案的格式需求（MP4 或 MOV、解析度）、是否需要剪輯精華版或花絮影片、精華影片的目標時長與使用場景，以及交付時間期限與方式（雲端連結或實體硬碟）。
以實際製作流程來說，活動結束當下最多能提供 PGM 檔案（導播輸出的完整錄影），花絮與精華剪輯需要回辦公室後製，通常需要 1 至 2 個工作天。若有急迫的交付需求，請事前溝通，讓團隊預留後製資源。
完整準備清單彙整表
| 面向 | 準備項目 | 建議提交時間 |
|---|---|---|
| 場地資訊 | 平面圖與座位配置 | 活動前 2 週 |
| 電力配置資訊 | 活動前 2 週 | |
| 網路環境資訊 | 活動前 2 週（申請臨時網路需更早） | |
| 燈光環境與採光 | 活動前 1 週 | |
| 進場時間與限制 | 活動前 1 週 | |
| 素材提供 | 主視覺與 CI 規範 | 活動前 1–2 週 |
| 講者姓名與職稱字幕 | 活動前 1 週 | |
| 簡報檔案與影片素材 | 活動前 3 天 | |
| 贊助商 LOGO 與廣告素材 | 活動前 1 週 | |
| 活動流程腳本（Rundown） | 活動前 1 週（定案版） | |
| 溝通確認 | 技術需求確認會議 | 活動前 1–2 週 |
| 直播平台與串流設定 | 活動前 1 週 | |
| 現場協調窗口與變動通報機制 | 活動前 1 週確認機制，當天執行 | |
| 後製交付規格 | 活動前 1 週 |
準備充分，才能讓技術團隊全速運轉
活動拍攝是一次性的，沒有 NG 重來的機會。兩週前的完整場地資訊、一週前的定案 Rundown、三天前交齊的簡報素材——這些時間點是讓整個執行鏈有足夠緩衝來消化資訊、發現問題、提前修正的必要條件。客戶端的充分準備，是讓技術團隊從第一秒就全速運轉的關鍵。
如果你正在籌備企業活動，歡迎聯繫我們，風紅影像的團隊可以協助你梳理活動前的準備流程，確保每個環節都在對的時間點到位。
